Konferenz-Streaming: Datenschutz & Best Practices für Meeting & Webinar

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Alexander Baetz - 9 Min. Lesezeit

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Der ungebrochene Trend zu Homeoffice und Mobile Meeting hat den Anbietern virtueller Konferenz-Software Millionen neue Nutzer beschert. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes verändert die Art, wie Menschen miteinander kommunizieren. So bringt der digitale Wandel weitreichende Folgen für die standortübergreifende Zusammenarbeit, die Arbeits- und Unternehmenskultur und eigene Herausforderungen für die Sicherheit aller Teilnehmer mit sich. (Alexander Baetz, ago)

Sicher Kommunizieren im Homeoffice

Datenschützer und Fachmedien kritisieren häufig den US-Dienstleister Zoom, aber auch Teams und Skype aus dem Hause Microsoft bleiben nicht ungenannt. Die Berliner Datenschutzbehörde hat eigens einen Leitfaden (barrierefreier PDF-Download) für die „sichere Kommunikation im Homeoffice - Durchführung von Videokonferenzen während der Kontaktbeschränkungen“ herausgegeben, damit verfügbare Dienste datenschutzkonform eingesetzt werden können. Sie wurde dafür – neben einem Schlagabtausch per Stellungnahme zu „etwaigen Missverständnissen und Nutzungsbedingungen“ - von Microsoft abgemahnt (eRecht24 berichtet).

Tipps für die Teilnahme an Video-Calls und Zoom-Meetings

Zoom ist in Deutschland wohl einer der meist diskutierten Dienste für die Zusammenarbeit aus der Ferne. Selten wurde positiv über das Meeting-Tool berichtet. Kritiker benennen immer wieder die fehlende Sicherheit und Privatsphäre der Anwender. Zoom hat darauf reagiert und in vielen Bereichen nachgebessert. Immerhin will man weiter vom Trend, Präsenztreffen durch Webkonferenzen zu ersetzen, profitieren, um auch zukünftig mit starken Geschäftsjahren zu punkten.

Einer nicht-repräsentativen Umfrage der Dmexco aus dem Frühjahr 2020 zufolge, zeigen sich Unterschiede bei der Tool-Auswahl zwischen deutschsprachigen und internationalen Anwendern. So setzen etwa 45 Prozent der Nutzer in der DACH-Region auf Microsoft Teams, 41 Prozent verwenden Microsoft Skype, und im internationalen Umfeld ist Zoom mit 53 Prozent das beliebteste Video-Tool.

Schon jetzt zählt Zoom zu den Gewinnern der Corona-bedingten Lockdown-Phase. Die Zahl derjenigen, die den Dienst nutzen, ist geradezu explodiert. Die interne Unternehmenskommunikation via Videobesprechung & -chat verstärkt dessen Präsenz unumkehrbar, da physische Zusammenkünfte kaum mehr möglich sind. Kunden-Workshops und  -Beratung – vor allem in Verbindung mit US-stämmigen Unternehmen und Partnern – finden in Zooms virtuellen Räumen statt. Ebenso hat die ein oder andere deutsche Hochschule sich für die Realisierung des Online-Studiums mit Lösungen des amerikanischen Softwareunternehmens entschieden. Zoom baut das Produkt daher immer weiter aus. Eine optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sollte den Datenschutz und die Sicherheit von Konferenzen deutlich erhöhen.

So gelingt Ihre erste Zoom-Konferenz

Zoom-Konferenzen gehören zwischenzeitlich in vielen Unternehmen zum Alltag. Es gibt für die Nutzer jedoch nach wie vor einige Punkte zu beachten, die wichtig für die eigene Sicherheit sind. Mit einigen einfachen Tipps tragen diese dazu bei, dass eine Zoom-Konferenz reibungslos verläuft.

1. Schalten Sie Mikrofon und Kamera aus, wenn Sie nicht sprechen

Videokonferenzen zeichnen sich vor allem durch Bild- und Tonaufnahmen aus. Auf beide Faktoren haben Sie einen direkten Einfluss: Sie haben bei Zoom die Möglichkeit, sowohl die Kamera als auch das Mikrofon auszuschalten. Selbst der Host der Konferenz kann diese nicht von sich aus ein- oder ausschalten.

Es ist in jedem Fall ratsam, Mikrofon und Kamera nur dann zu aktivieren, wenn Sie selbst etwas sagen möchten. Zum einen stören viele Hintergrundgeräusche die anderen Teilnehmer. Knallt bspw. irgendwo eine Tür, klingelt ein vergessenes Smartphone, das Festnetz oder der Paketbote an der Haustüre, sorgt dies für Ablenkung und die Online-Konferenz wird empfindlich gestört.

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Professionelles Fern-Meeting oder ungewollt unterhaltsam?

Zum anderen vergessen viele Menschen mit der Zeit, dass sie über die Kamera zu sehen sind. So kann es schnell zu unangenehmen oder ungewollt unterhaltsamen Situationen kommen. Dass nicht jeder Zoom-Call professionell verläuft, zeigt auch das von Basic Thinking zusammengestellte Ranking der lustigsten Videocall-Fails, die ebenfalls einfach zu verhindern sind.

2. Verwenden Sie einen virtuellen Hintergrund

Zoom wird meistens verwendet, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten ein Gespräch führen möchten. In den meisten Fällen befinden sich einige der Teilnehmer im Homeoffice. Nicht jeder hat zuhause ein eigenes Büro - so sitzen viele Menschen in Wohnzimmer oder Küche und nehmen an einer Konferenz teil.

Es lässt sich nicht vermeiden, dass dabei der ein oder andere persönliche Gegenstand zu sehen ist. Wer vorab nicht die gesamte Wohnung umräumen möchte, hat bei Zoom die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund zu verwenden.

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Haben Sie diese Funktion aktiviert, erkennt Zoom Ihren Körper. Der Rest des Bildes wird durch ein Video oder ein Foto Ihrer Wahl ersetzt. In den meisten Fällen klappt dies ziemlich gut und schützt Ihre Privatsphäre.

3. Registrieren Sie sich nicht mit Google oder Facebook

Wenn Sie Zoom zum ersten Mal nutzen, können Sie entweder einen neuen Account erstellen oder sich mit Google oder Facebook anmelden. Einen eigenen Account zu erstellen ist zwar unkompliziert, dauert aber ein paar Sekunden.

Umso leichter erscheint es vielen Nutzern, sich einfach mit ihrem bestehenden Google- oder Facebook-Account anzumelden. Hierbei genügt  ein Klick für die Anmeldung.

 

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Diese Bequemlichkeit zahlen Sie dann aber mit einem hohen Preis. Denn Zoom und Facebook bzw. Google erhalten sensible Informationen über Sie, die Sie besser schützen sollten. Es ist deshalb ratsam, für jeden Dienst einen eigenen Account anzulegen.

4. Installieren Sie alle Updates

Nutzern von Zoom werden regelmäßig Updates angeboten. Wie bei allen anderen Programmen sollten Sie diese immer installieren - denn jedes Update hat einen Sinn.

Überprüfen Sie regelmäßig, ob es ein neues Update gibt und installieren es umgehend. Oftmals dienen diese nämlich auch der Sicherheit und beheben Bugs. Bei Zoom werden Sie nicht immer automatisch auf die Updates aufmerksam gemacht - schauen Sie also von Zeit zu Zeit selber nach.

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5. Verwenden Sie ein einzigartiges Passwort

Passwörter sind ein häufig diskutiertes Thema. Das liegt hauptsächlich daran, dass sich kriminelle Elemente immer wieder Zugang zu Passwörtern verschaffen. Das gelingt Ihnen meist in nur wenigen Sekunden, da ein Großteil der Nutzer häufig aus Bequemlichkeit zu einfache und unsichere Passwörter nutzt.

Wenn Sie Ihren Zoom-Account anlegen, sollten Sie unbedingt ein sicheres Passwort verwenden. Kombinieren Sie Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Nutzen Sie niemals Namen oder Wörter. Kriminelle arbeiten mit speziellen Tools, die in nur wenigen Minuten ganze Wörterbücher ausprobieren.

Wichtig ist, dass Sie ein und dasselbe Passwort nie zweimal verwenden. Knackt ein Hacker Ihr Universal-Passwort, hat er Zugriff auf all Ihre Konten. Mit den Daten, die er dort stehlen könnte, kann er großes Unheil anrichten. Identitätsdiebstahl hat in den letzten Jahren stark zugenommen und unzähligen Menschen drastisch geschadet. Verhindern Sie dies mit einem sicheren und einzigartigen Passwort.

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Fazit: Schützen Sie Ihre Privatsphäre zusätzlich mit einem VPN

Befolgen Sie die obenstehenden Tipps, sind Sie in Sachen Sicherheit schon ganz gut unterwegs. Da in Zoom-Konferenzen oftmals sensible Themen und Firmeninterna besprochen werden, sollten Sie sich bestmöglich schützen.

Mit einem VPN sorgen Sie für zusätzliche Sicherheit. Denn nutzen Sie ein solches Programm, wird Ihr gesamter Datenverkehr durch einen blickdichten Tunnel transportiert. Von außen ist nicht einzusehen, welche Seiten Sie aufrufen.

Das gilt auch für Ihren Internetanbieter. Dieser kann ohne ein VPN einsehen, welche Webseiten Sie besuchen. Ein VPN verwehrt ihnen diesen Blick.

Zudem machen Sie es Hackern deutlich schwerer, Ihre Daten abzufangen. VPNs schützen Ihre Kommunikation mit speziellen Sicherheitsprotokollen (VPN-Protokolle), die nur sehr schwer zu knacken sind.

Unser Gastautor

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Alexander Baetz ist freiberuflicher Webdesigner.
Seit er 2018 seinen Bachelor in Wirtschaftsinformatik abgeschlossen hat, beschäftigt er sich mit dem Thema Privatsphäre im Internet.
Was er Spannendes und Wissenswertes mitzuteilen hat, zeigen er und seine Freundin Lena interessierten Blog-Lesern auch auf PrivacyTutor.

 

Update: Januar 2021

Zoom stellt Kunden eine detaillierte Checkliste zu Datenschutz-Einstellungen bei Videokonferenzsystemen (PDF, barrierefrei) zur Verfügung, basierend auf dem Empfehlungspapier der Datenschutzkonferenz (DSK). “Damit erlauben wir es unseren Kunden, einfacher die volle Kontrolle über ihre Daten zu wahren und Zoom an ihre Bedürfnisse anzupassen” sagt Ansgar Baums, Government Relations, Zoom.

Die DSK-Orientierungshilfe zu Videokonferenzen ist extrem hilfreich – wir bedanken uns ausdrücklich bei den Datenschutzbehörden für ihre Arbeit.

 

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